通知公告
关于做好湖南化工职业技术学院2019届毕业生档案寄送工作的通知
发布人:学工处      发布时间:2019-06-04

各二级学院:

根据各省市2019届毕业生档案管理、寄送通知文件的指导精神及湖南省大中专毕业生就业指导中心工作安排,结合我校实际情况,现对我校2019届毕业生档案寄送工作安排如下:

一、毕业生档案归档

1、请各二级学院按《湖南化工职业技术学院学生档案管理规定》、《学生档案材料要求》建立、整理毕业生档案。

2、毕业生档案建档、所需材料按要求归档后,请各学院认真核对档案袋目录和档案内所对应材料,确保档案内材料无误后密封加盖骑缝公章。

二、毕业生档案邮寄方式

按照中国邮政集团公司《关于规范邮政机要渠道传递大学生档案等有关工作的通知》(中国邮政集团公司业务函〔2015〕117号)精神,我院2019届高校毕业生档案的寄送将采用中国邮政订制的“高校学生档案专用”信封封装,通过邮政EMS标准特快专递寄送。邮政EMS标准快递的去向记录只保存1年,毕业生必须在离校后一年内查询档案去向,若超过1年后则无法查询。

三、毕业生档案寄送步骤要求

请各二级学院按照下列步骤要求整理并邮寄档案:

1、学工处已按照招生处2019届毕业生派遣信息整理好《2019届毕业生报到证派遣单位档案邮寄详细地址》,并上传群共享和下发至各二级学院学工办。请各二级学院下载并按此表分类整理档案(注意:因各地档案接收政策不同,请注意《2019届毕业生报到证派遣单位档案邮寄详细地址》标红字体,特殊情况告知学生并确认,以免档案出现漏寄误寄)

2、二级学院根据《2019届毕业生报到证派遣单位档案邮寄详细地址》整理毕业生档案后,填写《2019届毕业生档案邮寄信息表》(样表内红色字为填写示例,将内容填写完整并按学生籍贯县市区对应2019届毕业生纸质档案排序整理)。《2019届毕业生档案邮寄信息表》电子稿请在档案邮寄前上报给学工处(发送邮箱地址4007258@qq.com)检查核实,学工处检查无误后通知二级学院邮寄。

3、档案邮寄时各二级学院相关老师要逐一核对,确认无误后把毕业生档案按照统计好的《2019届毕业生档案邮寄信息表》表内排序整理打包(同一县市区分箱整装打包,信息表纸质稿打印2册,1册留底,1册入箱邮寄)。档案整理完毕后将邮寄信息发送邮政公司一并集中打印快递单,二级学院在快递单寄件人处加盖公章后由邮政公司粘贴于邮政EMS专门制作印有“学生档案专用”标志的统一封套或封箱上再进行邮寄。2019届毕业生档案邮寄时间暂定在2019年6月27日至6月28日,届时学工处将协助二级学院联系邮政公司一起办理邮寄手续。

4、邮寄时请各学院做好登记备案工作(学生姓名、专业、班级、邮寄详细地址等内容便于日后学生查询),针对其他特殊情况档案不能邮寄的或学生自带的,各学院要做好详细去向记录并由学生本人签字确认。

为保证档案转递、寄送工作的顺利进行,请各学院按照本通知的要求,认真、规范、按时、保质保量完成2019届毕业生档案的整理、寄送工作。

附:1. 2019届毕业生报到证派遣单位档案邮寄详细地址

2.  2019届毕业生档案邮寄信息表(模板)

                                                                                                                           学工处

2019年6月4日


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