规章制度
湖南化工职业技术学院学籍管理实施细则
发布人:学工处      发布时间:2021-09-15

为维护正常的教育教学秩序,保障学生的合法权益,促进学生德、智、体、美、劳全面发展,根据《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国高等教育法》和教育部《普通高等学校学生管理规定》(中华人民共和国教育部令第41号)及其他有关法律、法规、规章的规定,结合学校实际,制定本细则。

第一章 入学与注册

第一节 入学

第一条 凡按照国家招生规定经我校录取的新生,须持录取通知书和身份证等有关证件,按期到校办理入学手续。因故不能按期入学的,应当向学校请假,并经批准方为有效,请假时间一般不超过4周。未请假或者请假逾期的,除因不可抗力等正当事由以外,视为放弃入学资格。

第二条 入学资格审查

(一) 初审

学校在报到时对新生入学资格进行初步审查,各二级学院审核新生身份证等有效证件并利用人脸识别系统进行验证,审查合格的办理入学手续,予以注册学籍;审查发现新生的录取通知、考生信息等证明材料,与本人实际情况不符,或者有其他违反国家招生考试规定情形的,取消入学资格。

(二) 复查

学生入学后,学校在三个月内按照国家招生规定,结合教育部《高等学校学生学籍学历电子注册办法》规定对其进行复查。复查内容主要包括以下方面:

1. 招生就业处负责审核录取手续及程序等是否合乎国家招生规定,新生所获得的录取资格是否真实、合乎相关规定;

2. 各二级学院负责审核本院新生本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致;根据体检复查结果审核身心健康状况是否符合报考专业或者专业类别体检要求,能否保证在校正常学习、生活;

3. 后勤处医务所负责审核新生身心健康状况是否符合报考专业或者专业类别体检要求,能否保证在校正常学习、生活;

4. 教务处负责审核艺术、体育等特殊类型录取学生的专业水平是否符合录取要求。

复查中发现学生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形者,查实确定为复查不合格,取消其学籍,情节严重者,报请并移交有关部门调查处理。

复查中发现学生身心状况不适宜在校学习,经学校指定的二级甲等以上医院诊断,需要在家休养的,可以按照第三条的规定保留入学资格。

(三) 新生入校健康复查的同时,须填报《学生身体状况和既往病史登记表》(表1),对不如实填写且在校期间疾病发作、耽误治疗、产生意外甚至危及生命安全时,责任由学生及家长承担。

第三条 新生可以申请保留入学资格(表2),保留入学资格期间不具有学籍。保留入学资格条件如下:

(一) 身体原因

患有疾病的新生,经二级甲等及以上医院诊断不宜在校学习的,由本人申请,学校批准,可以保留入学资格一年。

保留入学资格期满前应向学校申请入学,经二级甲等及以上医院诊断达到国家规定的入学体检要求,复查合格,可重新办理入学手续。复查仍不合格(含其间有严重违法违纪行为)或逾期两周未办理入学手续且未有因不可抗力延迟等正当理由的,视为放弃入学资格。

(二) 应征入伍

应征入伍新生申请保留入学资格,按教育部、总参谋部关于印发《应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格及退役后入学办法(试行)》的通知(教学[2013]8号)办理。

学生可自行在全国征兵网下载《应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格申请表》,由当地征兵办公室盖章后,连同入伍通知书复印件交学校学生工作处,学校保留其入学资格至退役后2年。

(三) 因其他正当理由的,由本人申请,学校批准,可以保留入学资格一年。

第二节 注册

第四条 学校执行教育部《高等学校学生学籍学历电子注册办法》,按照中国高等教育学生信息网(以下简称学信网)的要求完成新生学籍电子注册、在校学生学年电子注册、毕(结)业生学历证书电子注册。

第五条 学期注册。在校学生学期注册工作由各二级学院负责,每学期开学报到时,在校学生必须凭学生证和缴费凭证按时到所在二级学院办理学籍注册手续。

(一) 家庭经济困难的学生可以申请贷款或者其他形式资助,办理有关手续后注册。

(二) 因不可抗力或者患病等原因不能如期注册的,学生本人向二级学院请假(请假时间一般不超过4周,因病请假需提供二级甲等以上医院证明),并申请办理暂缓注册手续(表3)。二级学院汇总后于开学2周内报送学校学生工作处,履行暂缓注册手续。

(三) 学生应按时缴纳学费,未按学校规定缴纳学费或者其他不符合注册条件的不予注册。

(四) 未经请假逾期4周不注册者,视为自行退学处理并注销其学籍。

第二章 转专业与转学

第一节 转专业

第六条 学生转专业在维护教育公平前提下,以尊重学生意愿、发挥学生专长、培养创新型人才、不影响学生完成学业为原则进行。

(一) 符合下列条件之一者,可以申请转专业:

1. 有特殊才能或兴趣爱好的;

2. 入学后发现患有某种疾病或生理缺陷,经学校指定医院检查证明,确属不宜在原专业学习,但尚能在本校其它专业学习的学生;

3. 确有特殊困难或原因,不能继续在原专业学习的学生,且能提交足以说明情况的必要材料;

4. 学生复学、留级或恢复入学资格等,因学院专业调整后对应年级无该学生所学专业的;

5. 休学创业或退役后复学的学生,因自身情况需要转专业的。

6. 艺术类、体育类、对口升学类考生以及单招录取的社会人员类考生原则上在相应录取类别的专业中调转。

(二) 有下列情况之一的,不予转专业

1.招生时国家或学校已明确规定不能转的专业;

2.毕业年级的;

3.处分未予解除的;

4.处于休学和保留学籍期间的;

5. 已达到退学程度的;

6.申请退回至原专业的;

7.其他有失公开、公平、公正的。

(三) 跨学科类转专业的二年级学生,或因在原专业学习困难、学业不合格申请转专业的,原则上应降级。

(四) 学校根据社会对人才需求情况的变化,本着学生自愿的原则,结合学校专业设置情况,允许在读学生转到其他相关专业就读。

(五) 学生在校期间只能申请一次转专业,且只能填报一个专业。

(六) 当申请转入某专业人数大于该专业可转入计划数时,依据择优原则按程序选拔批准确认可转入该专业的对象。

第七条 申请转专业手续程序

(一) 提交书面申请

转专业时间原则上为一年级第一学期期末。符合条件的学生填写《湖南化工职业技术学院学生转专业申请表》(表4)和专长证明材料、医院证明材料、退役证明材料等相关材料,并于当年12月15日前提交拟转入二级学院。

(二) 拟转入二级学院考察

各二级学院根据自身教学资源情况和学校规定,对申请转专业学生进行考核,12月25日前完成转专业考试或综合考察,签署接收意见。

(三) 拟转出二级学院核查

学生将申请表提交拟转出二级学院,各二级学院汇总转专业学生的基本信息,签署意见后于12月30日前报学生工作处。

(四) 学生工作处审核

学生工作处对拟转专业学生的资格审核后,于次年1月15日前对同意转专业的学生名单进行公示。

(五) 校长办公会审批并行文

公示后名单由学校校长办公会研究审批。审批通过的名单学校行文确定并抄送相关部门备案。

(六) 办理学籍异动手续

学生凭学生工作处出具的《学籍异动通知单》在规定时间内办完学籍异动相关手续。

专业调整审批通过的学生在当期课程结束前,均应按照原所在专业要求参加相应活动,完成当期所有课程并通过考试。转入新专业的学生,其培养要求按新专业的有关规定执行,修完转入专业人才培养方案的全部课程和学分,方能毕业。

第二节 转学

第八条 学生一般应当在被录取学校完成学业。因患病或者有特殊困难、特别需要,无法继续在本校学习或者不适应本校学习要求的,可以申请转学。学生有下列情形之一,不得转学:

(一) 入学未满一学期或者毕业前一年的;

(二) 高考成绩低于拟转入学校相关专业同一生源地相应年份录取成绩的;

(三) 由低学历层次转为高学历层次的;

(四) 通过定向就业招生录取的;

(五) 无正当转学理由的。

第九条 学生转学按湖南省教育厅和学校有关转学的具体程序办理。

(一) 提交书面申请

本校学生转出,须由本人提出书面转学申请并填写《湖南省普通高校学生转学备案登记表》,并提供与转学理由和要求相吻合的证明材料。因病转学的学生须提供二级甲等及以上医院的检查和诊断证明以及之前的相关治疗证明、学校日常管理(如因病请假、申请休学等)等证明材料;因特殊困难要求转学的,须提供父母单位证明、家庭所在社区(街道、居委会)证明及其他相关支撑材料。所有材料一式四份,在每年6月底前或12底前提交所在二级学院审核。

(二) 二级学院审核

学生所在二级学院审核学生转学申请材料,考查学生实际情况和现实表现,认为符合转学理由和条件的,将申请材料提交学生工作处。

(三) 学生工作处复审

学生工作处会同学生所在二级学院及其他相关职能部门对学生转学理由的正当性、真实性及要求的合理性进行复审。对因患病要求转学的,要指定医院进行诊断,同时要审核医院的相关治疗证明,并结合日常管理情况进行综合判断。因特殊困难要求转学的,要审核父母单位证明、家庭社区证明和相关的支撑材料。

(四) 学校批准和公示

转学申请材料经二级学院初审、职能处室复审通过后,提交学校学籍管理领导小组集体研究,报学校校务会通过,通过后对拟转学的学生名单及学生相关信息(包括:学生姓名,转出、拟转入学校和专业名称,入学年份,录取分数,转学理由等)通过学校网站公示5个工作日。

公示通过后,相关部门提供相关材料供学生联系接收学校。教务处应提供打印的成绩单并盖章,所在二级学院为曾因病休学的学生提供休学审批表及相关材料复印件,提供学生因病请假的审批单及其它出勤材料,并出具学生现实表现证明并盖章。

审核和公示于每年的1月底和7月底前完成。

(五) 拟转入学校审批并公示

对拟转入我校的学生,职能处室在严格审核学生转学申请材料后,对符合学生转学规定、达到本校培养要求的(经专业考核或学业水平评估),经相关二级学院同意,再统一提交校学籍管理领导小组集体研究决定,经学校校长办公会通过后在学校网站公示5个工作日,办理接收手续。拟转入学校的审核应于每年的2月20日和8月20日前完成。

(六) 跨省转学审批

跨省转学的,由转出地省级教育行政部门商转入地省级教育行政部门,按转学条件确认后办理转学手续。须转户口的由转入地省级教育行政部门将有关文件抄送转入学校所在地的公安机关。

第十条 其他学校的学生转入我校学习者,必须将原校的成绩单提交给学校教务处考试中心,且须修满转入专业人才培养方案所规定的全部学分,原校所学的课程考试合格者可申请相同课程免修,原校未修课程必须重修。学生转学后,须修满转入专业人才培养计划所规定的全部学分,方可毕业。

第三章 休学与复学

第一节 休学

第十一条 学生可以分阶段完成学业,除另有规定外,学生在校最长学习年限(含休学)不得超过规定学制3年,即:3年制不超过6年。

第十二条 学生有下列情况之一者,可以申请休学:

(一) 因伤病经指定医院诊断,须停课治疗时间占一学期的1/3以上的,需出具二甲以上医院的证明方可休学;

(二) 经医院诊断患有心理或精神疾病以及患传染性疾病影响他人学习、生活或健康的;

(三) 学生应征参加中国人民解放军(含中国人民武装警察部队、国家综合性消防救援队伍)的,凭入伍通知书等材料办理保留学籍手续,学籍可保留至退役后2年。

(四) 自主创业的;

(五) 因某些特殊原因,经学校认定其它需要休学的。

第十三条 学生休学一般以年为单位。

(一) 因病经学校批准,可累计或连续休学,但不得超过2次;

(二) 因创业休学的学生,实行弹性学制,经学校批准,可累计或连续休学,最长学习年限可延长2年;

第十四条 休学学生按规定必须在一周内到各相关部门办理休学离校手续。休学期间保留学籍,但不享受在校学习学生待遇,须遵守以下规定:

(一) 因伤病休学,原则上应回家治疗,往返路费自理,医疗费按国家及当地的有关规定处理;

(二) 休学期间学生不得留住学校,不得随班听课和参加课程考核。

(三) 因心理或精神疾病休学的,家长应定期向学校反馈治疗情况,保留治疗期间的病历。二级学院定期(每月)了解学生恢复情况。

第二节 复学

第十五条 学生复学按下列规定办理:

(一) 学生休学期满,应于休学期满前向学校申请复学,休学期满后4周内不来校办理复学手续者,作自动退学处理;

(二) 因伤病休学申请复学者,必须由二级甲等及以上医院诊断,证明恢复健康,可办理复学手续;因其他原因休学复学者,须提供必要的证明。经辅导员、二级学院、学生工作处审核,报分管学籍的校领导审批后,方可复学;

因心理或精神疾病休学申请复学者,复学前由学院辅导员陪同到指定医院进行病情诊断,再报学生工作处进行复学审核,如符合复学要求,则办理复学手续。

(三) 学生休学期间,如有严重违法乱纪行为者,学校将取消其复学资格,并视情节予以退学或开除;

(四) 休学期未满,提前申请复学的,原则上应降级;

(五) 经批准复学,并办理完相关手续的学生,由各二级学院根据其休学前课程修读情况编入原专业、相应年级学习;

(六) 学生复学时,按照转入专业、班级收费标准缴纳有关费用。

第四章 留级与退学

第十六条 学校实行学年制教学管理的专业,学生学年所修课程经学校考核合格,或在一学年内经第一次补考后不合格课程不足5门者,可以正常升级;在一学年内经第一次补考后不合格课程达到5门及以上者,应当留级。

第十七条 学生有下列情形之一,予以退学:

(一) 学业成绩经第一次补考后累计不合格课程门数在10门及以上者,或超过规定学制年限3年及以上(包括休学时间)未完成学业的;

(二) 休学、保留学籍期满后4周内未提出复学申请或者申请复学经复查不合格的;

(三) 未经学校批准离校连续两周未参加学校规定的教学活动的;

(四) 经学校指定医院诊断,患有疾病或者意外伤残无法继续在校学习或严重影响他人学习和生活的;

(五) 未经请假,或请假未获学校批准在4周内未注册者,又未履行暂缓注册手续的;

(六) 学期内旷课累计达到或超过60学时者,按自动退学处理;

(七) 本人申请退学,经学校审核同意后,办理退学手续;

(八) 学校规定的不能完成学业、应予退学的其他情形。

第十八条 学生本人申请退学的,须经家长同意、二级学院审核后办理退学手续。对学生的退学处理,由学校校长办公会研究决定。批准退学的学生,由学校出具退学通知书并送交本人,同时由学生工作处在教育部学信网上做退学操作,注销其学籍。

第十九条 学生退学按下列规定办理:

(一) 学生在接到退学通知书之日起,一周之内办好离校手续;

(二) 学生档案、户口退回其家庭户籍所在地;

(三) 经确诊为患有严重疾病(包括意外致残),由家长或抚养人负责领回。

第五章 毕业、结业和肄业

第二十条 凡具有学籍的学生,依据入学年份的专业人才培养方案进行毕业审核。在学校规定的学习年限内学完专业人才培养方案中规定的必修课程、专业限定选修课程并获得学分,任意选修课程获得规定最低学分,并达到所学专业人才培养方案中其它规定要求的,准予毕业并发放毕业证书。

第二十一条 凡具有学籍的学生在规定年限内,修完专业人才培养方案规定内容,但未达到毕业要求,准予结业,发放结业证书。

第二十二条 凡取得结业证书的学生,可以通过重修、自学等方式继续完成学业;在学校规定的最长学习年限内经本人申请(表5),学校批准,可以参加补考,或补作毕业设计、答辩;全部课程考核合格后可颁发毕业证书,其毕业时间按实际发证日期填写。经补考,或补作毕业设计、答辩仍未合格者,不再颁发毕业证书。

第二十三条 修满一学年以上并获得了相应学分的退学学生,学校发放肄业证书;学习时间未达到一学年者,学校出具学生在校学习成绩单或者写实性学习证明。

第六章 学业证书管理

第二十四条 学校严格按照招生时确定的办学类型和学习形式,以及学生招生录取时填报的个人信息,填写、颁发学历证书、学位证书及其他学业证书。

学生应当按学校要求及时核对学籍信息,在校期间变更姓名、出生日期等证书需填写的个人信息的,应当有合理、充分的理由,并提供有法定效力的相应证明文件。

第二十五条 学校严格执行高等教育学籍学历电子注册管理制度,按相关规定及时完成学生学籍学历电子注册,学生应积极配合做好学籍、学历信息的填报、变更等工作。

第二十六条 对违反国家招生规定入学者,学校不予发放学历证书;对以作弊、剽窃、抄袭等学术不端行为或者其他不正当手段获得学历证书的,学校依法予以撤销并报省教育厅宣布证书无效。

第二十七条 毕业、结业和肄业证书如有遗失或损坏,经本人申请(表6)并提供相关材料,学校核实后出具相应的证明书,证明书与原证书具有同等效力。

第七章 附则

第二十八条 学生对学籍方面的处理如有异议,按照《湖南工业职业技术学院学生申诉处理办法》的规定进行办理。

第二十九条 本细则经自发布之日起施行。其他有关文件规定与本规定不一致的,以本规定为准。如遇特殊情况,由校长办公会审议决定。

第三十条 本细则由学生工作部(处)负责解释。

表1: 身体状况和既往病史登记表

表2: 湖南化工职业技术学院保留入学资格申请表

表3: 附件3湖南化工职业技术学院学生暂缓注册申请表

表4:  转专业申请表(2021版)

表5: 附件5湖南化工职业技术学院结业生换发毕业证申请表

表6: 湖南化工职业技术学院学历证明书申请表



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