规章制度
湖南化工职业技术学院学生档案管理办法(修订稿)
发布人:学工部(处)      发布时间:2021-09-15

湖南化工职业技术学院文

化职院〔2021〕40号

                                                              

湖南化工职业技术学院学生档案管理办法(修订稿)

第一章 总

第一条 为加强我校学生档案管理工作,充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用,实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、教育部《普通高等学校学生管理规定》以及学校学生管理工作的相关规定,结合我校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称学生是指全日制学生。

第三条 学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归(建)档、保管、利用、转递等相关管理工作。

第四条 学生档案是反映学生在校期间的个人经历和德、智、体、美、劳等各方面表现的以文字、表格及其他形式记录的原始材料,可为学生转正定级、职称评定、办理养老保险、出国深造等方面提供有力佐证,是用人单位了解学生在校学习、工作、生活、成长情况的真实依据和进行人才选拔、培养的重要依据。

第五条 学生档案管理工作要坚持真实、完整、保密的原则,学校各二级单位、学生必须严格执行有关档案管理办法,确保学生档案的完整、准确与安全。

第二章 学生档案管理机构及其职责

第六条 学生档案管理工作实行学校统一领导、二级学院分级管理的原则。学校党政办、教务处、招生就业处、团委等相关部门根据工作职责,协助做好学生档案材料的收集、整理、归档、转递等工作。各二级学院和相关部门应高度重视学生档案工作,制定相应的管理制度,明确主管领导,保证档案管理人员的稳定性,并将学生档案工作纳入工作计划和相关人员的职责范围,定期进行检查总结。

第七条 学生工作部(处)负责落实国家和学校档案管理规定,建立学生档案管理规范,指导、检查和监督全校学生档案工作;各二级学院按照学校规定对学生档案进行审查、整理、补充、完善、转递、保存和相关日常管理。学生工作部(处)定期对各二级学院学生档案管理工作进行检查和不定期抽查,检查结果纳入二级学院学生工作考核,对利用职权违反档案管理的工作人员,责令改正,构成违纪的,由学校给予纪律处分。

第八条 各二级学院分管学生工作的党总支副书记全面负责学生档案日常管理工作,做到安全、保密、系统、完备。建立登记、定期审查和交接制度,学生档案的查阅、借阅、转递等都需办理登记手续,且每学年至少要对学生档案定期审查一次。

第九条 学校设立专兼职档案管理员负责学生档案管理工作。学生工作部(处)设立学生档案室,配备学生档案管理干事,专门负责监督和管理学校学生档案的工作;各二级学院学工办设立学生档案室并指定一名辅导员老师作为学生档案管理员,负责学生档案具体事务。学生档案管理人员应认真履行岗位工作职责,学习档案管理法律法规,熟悉档案管理业务,严格遵守档案工作纪律,努力提高档案管理和服务水平。

第十条 学生档案室职责

(一)在校学生档案材料的收集、整理及归档;

(二)在校学生档案的查阅;

(三)毕业生档案的转递;

(四)因故退学、取消学籍学生档案的转递;

(五)遗留档案的管理;

(六)其它有关学生档案管理的事项。

第三章 学生档案归档内容

第十一条 学生档案应及时收集、整理,毕业时学生档案一般应包含以下材料:

(一)高中教育阶段相关材料:一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高等学校招生报名表、高考体检表、普通高中应届毕业生学业水平考试成绩、高考志愿表、入团(入党)申请书及志愿书等材料;

(二)在校期间形成的档案材料

1.学习材料:各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩单等材料;

2.鉴定材料:各学习阶段学年鉴定、品行鉴定等材料;

3.学籍材料:学籍信息表、各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学、转专业、身份信息更改等学籍信息异动材料;

4.毕业材料:高校毕业生登记表;毕业生就业通知书等材料;

5.奖励材料:在校期间获得各级表彰奖励的材料,包括获得校级及以上五好学生、优秀团学干部、模范作用好学生党员、优秀团员、优秀毕业生等荣誉的证明材料,各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料;

6.处分材料:在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料或解除处分的决定书或文件;

7.体检材料:入学体检表、复查体检表等材料;

(三)其它具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第四章 学生档案归档要求

第十二条 招生就业处、教务处、学生工作处(部)等部门应在新学年开学两周内向各二级学院提供新生电子信息数据库、新生名册、学生高招材料等相关档案材料。各相关部门应支持各二级学院随时收集、整理学生培养过程中形成的符合本办法第三章的学生档案归档材料,定期移交相关材料,并办理移交手续。

第十三条 所有归档材料在移交时,应由负责学生档案工作的辅导员老师按照归档材料清单认真核对,准确填写,当面点清,移交双方在《湖南化工职业技术学院交接归档材料登记表》(附件2)上签字确认。

第十四条 所有归档材料应使用规范的办公用纸,文字须用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。内容必须真实,完整,文字清晰,要有形成材料的单位和时间,不得涂改。学生在校期间形成的档案材料所使用的照片,必须是入学后由学校统一采集的证件照,不得使用入学前照片。凡规定由二级学院审查的档案材料,必须有审核意见,分管学生工作领导签字,加盖学生档案专用公章或二级学院公章;学生档案材料凡规定由辅导员、班主任填写的鉴定意见或评语,必须由辅导员、班主任根据学生综合表现书写详尽的、写实性鉴定意见或评语后签名,不得请他人代写或打印;学生个人的文字材料必须由学生本人填写并由本人签名。所有归档材料、档案袋封口、档案转递邮寄快递单、学生档案花名册、学生档案去向信息表需加盖二级学院学生档案专用章或二级学院公章。

第十五条 入学档案材料的归档要求:新生高中教育阶段形成的档案材料由学生所在二级学院负责接收。招生录取过程中形成的档案材料由招生就业处负责分解移交至二级学院,由二级学院进行初步整理归档。新生入学后,二级学院应在规定期限内,依据学院招生就业处提供的高招档案和学生高中教育阶段档案材料,对新生资格进行审查。发现弄虚作假的,应及时向招生部门报告;发现档案材料不齐全的,应及时向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的,应在该生档案目录上做出标注,并做好记录。新生资格审查完毕后,由二级学院对新生档案进行初步整理、归档,建立学生档案,统一保存至二级学院学生档案室,由各二级学院学生档案管理辅导员集中规范管理。

第十六条 在校档案材料的归档要求:二级学院应将学生在校期间形成的档案材料及时收集、整理,经鉴别、审查后以班级为单位,按学年度归入学生档案并保存至二级学院学生档案室统一管理。新生档案材料归档工作应在新学年开学后三个月内完成,在校生档案材料归档工作应在每年七月底前完成,毕业生档案材料归档工作应在每年五月前完成,发现学生档案材料缺失或不全的,应及时催交补齐。

第十七条 学生档案袋、高校毕业生登记表由学生工作部(处)统一制作。各二级学院应严格管理学生档案各类相关表格,档案袋按班级实际人数下发,如学生填写错误需重新领取,需将填写错误的表格或档案袋上交至二级学院档案室审核、销毁后换发新的表格或档案袋。

第十八条 学生档案归档材料要求使用原件,特殊情况需存入复印件的,由二级学院学生档案室核对原件、复印件无误后在复印件上注明与原件一致、归档日期、经办人签名,加盖学生档案专用章。

第五章 学生档案查阅

第十九条 各二级学院院长、党总支书记、副院长、党总支副书记、辅导员、班主任,可查阅本学院(班级)学生档案,其他人确因工作需要对学生档案进行查阅的,必须报请党总支副书记批准,跨二级学院查阅必须报请学生工作部(处)审批。公安、法院、检察机关、学生考取公务员的单位等相关人员查阅学生档案的,必须提交所在单位介绍信。任何阅档人员查阅学生档案只能在学生档案室进行,并在《查阅学生档案登记表》(附件3)上登记签字。学生不得查阅本人或他人档案。阅档时不允许无关人员翻阅。

第二十条 查阅学生档案时,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、污损、圈阅、批注、抽取、撤换、增添档案材料,未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。确需拍摄、复制档案有关内容,必须经二级学院党总支副书记同意并报请学工部(处)备案后方可进行,复印件与原件核对无误后经办人在复印件上注明与原件一致、复印日期、经办人签名并加盖学生档案专用章,方能生效。

第二十一条 学生档案一律不得借出。

第二十二条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,因工作需要摘记档案内容时,应经二级学院党总支副书记同意。摘记材料要妥善保管,不得丢失及私自存放。

第六章 学生档案的转递

第二十三条 学生毕业后,学生档案应及时转出。毕业学生的档案转递,由招生就业处提供就业信息数据库。其信息内容包括:姓名、身份证号、院系及专业、就业单位、档案接收单位、邮政编码、学生联系电话等相关信息。学生工作部(处)根据档案管理相关规定和就业信息数据库数据联系各档案接收单位确认后通知二级学院具体负责转递。升学学生档案转至新的就读学校接收;就业学生转递至就业单位、就业地人才交流中心或原籍所在地教育局大中专毕业生就业指导中心接收;出国留学、参加二次就业、申请不就业学生的档案,转递回学生原籍所在地教育局大中专毕业生就业指导中心。

第二十四条 学生结业、肄业、转专业、转学等学籍变动发生后,学生工作(处)应及时通知二级学院办理档案转递手续。因休学、服兵役、志愿服务西部等原因保留学籍的学生,根据情况其档案可暂存于原二级学院,保管期满二级学院将档案按有关要求进行转递。因退学、取消学籍的学生,在办完相关手续后,二级学院将其档案退回家庭户籍所在地。学生本人也可持学籍异动申请表及本人身份证自提。

第二十五条 毕业生档案原则上按照《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》上报到地址由二级学院统一通过邮政EMS大学生档案专递方式转递;因现实情况需要转递至其它接收单位的毕业生档案,应由接收单位开具调档函后二级学院按本办法要求进行转递;接收单位也可派专人领取。学生档案原则上不允许由本人自提。毕业生持有档案接收单位开具的调档函及本人身份证复印件可申请档案自提。因特殊情况且不能提供调档函的自提行为,学生本人必须签字确认。在自提档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题,由学生本人承担责任,学校不予补档或重新封档盖章。

第二十六条 各二级学院学生档案室要及时登记学生档案去向信息,按学年度将《学生档案去向信息表》(附件4)一份移交至学校综合档案室永久存档,一份留存至各二级学院学生档案室以备日后查询。

各二级学院学生档案室应长期保存档案转递手续相关材料,按年度将调档函和档案转递邮寄快递单整理归档留存。对转入的学生档案,经核对无误后要及时将回执(附件5)签名盖章后寄回。

第二十七条 转递出的学生档案材料必须完整齐全,严禁扣留学生档案材料。按规定转递、自提的档案一经离开学校,学校不再接收任何形式的档案退回。

第七章 学生档案的查询

第二十八条 学工部(处)、二级学院学生档案管理老师接待学生对档案问题的咨询。2019年开始,应届毕业生档案转递工作完成后两个月内学校官网学生工作部(处)页面将对外公布毕业学生档案去向供学生查询。

第八章 遗留学生档案的管理

第二十九条 学生毕业后档案应及时转出,对因各种历史原因在学生离校后未及时转出的学生档案,学生应主动与学校取得联系,及时办理档案转递手续。学工部(处)、二级学院将严格按照本办法具体要求对遗留在校学生档案进行管理、转递。

第九章 遗失学生档案的处理

第三十条 学生档案是记录学生在校期间的个人学习经历与现实表现的原始材料,且不可复制,不予补档。因各种历史原因或学生本人造成的学生档案遗失、损毁或去向不明情况的,学生可到学校综合档案室申请复印含学生本人信息页面的新生录取审批表、学籍电子注册表、毕业生名册、成绩单、学籍信息表(原学生卡片)等相关在校期间形成的永久存档材料,学校综合档案室在复印件上注明与原件一致、复印日期,经办人签名,盖学校公章。此类复印材料可证明学生在校学习经历,等同于学生档案效力,但不装入学生档案袋,不予加盖学生档案专用章。

第十章 附

第三十一条 本办法如与上级学生档案管理规定不一致时,以上级有关规定为准。

第三十二条 本办法自公布之日起施行,由学生工作部(处)负责解释。原《湖南化工职业技术学院学生档案管理规定》同时废止。

表1、 湖南化工职业技术学院交接归档材料登记表

表2、 湖南化工职业技术学院查阅学生档案登记表

表3、 湖南化工职业技术学院学生档案去向信息表

表4、 学生档案到档回执





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